NOTIFNEWS – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Tarakan laksanakan sosialisasi sistem administrasi retensi arsip dan alih dokumen digital sejak awal (SI ARSIP ANDAL) dan pelatihan penggunaan media penyimpanan FILE FUSION, dilaksanakan di ruang rapat Kantor Bawaslu Kota Tarakan, Rabu (30/4/2025).
Plt. Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, SE,.MH menyampaikan tujuan dilaksanakan kegiatan ini yaitu untuk mengelola, memelihara, dan merawat arsip serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
“Bahhwa Arsip Bawaslu menjadi penting, salah satunya ketika terjadi perselisihan di (Mahkamah Konstitusi) MK, untuk itu perlu dikelola, dipelihara dan dirawat dengan baik,”ungkap Rahmat.
Si arsip andal merupakan sistem aplikasi yang dirancang untuk mengelola, memelihara dan penyimpanan arsip, dimulai dari awal pembuatan surat hingga penyimpanan surat secara digital.
Kata kunci dari sistem ini adalah, pen digitalisasian dokumen, pengklasifikasian, penataan, penyimpanan dan penentuan jadwal retensi arsip dilakukan sejak awal dokumen tersebut diciptakan di masing-masing unit pengolah. Diciptakannya arsip tersebut telah diketahui kapan masa aktif nya, kapan masa in aktifnya, dan arsip ini bersifat permanen atau dimusnahkan jika habis masa retensinya.
Rahmat Nur berharap agar arsip di Bawaslu bisa tertata dan terkelola dengan baik, sehingga arsip yang sudah habis masa retensinya bisa diusulkan dimusnahkan atau diteruskan ke gudang arsip negara (jika permanen) .
“Arsip yang sudah habis masa retensinya segera diusulkan dimusnahkan, sehingga tidak memenuhi rak Arsip Bawaslu,”pungkas Rahmat.
